Digitale Kanzlei
98% der Steuerberatertätigkeiten sollen in 10 Jahren obsolet sein, sagt eine Studie englischer Wissenschaftler. Dazu kann man freudig JA sagen, wenn damit die Suche nach Mobilfunkrechnungen wegfällt oder die Rückfragen der Buchhaltung, ob ein Beleg geschäftlich oder privat ist, wenn die Kontierung von wiederkehrenden Aufwandsrechnungen vom Computerprogramm gemacht wird. Die Kosten für Belegsuche und -archivierung bis hin zu den Kosten pro Buchungssatz stehen in keinem guten Verhältnis zum Nutzen. Die digitale Kanzlei ersetzt nicht die Nachfolgeplanung, nicht die steuerlich optimierte Strategie für Gründung, Verkauf, Liquidation oder Expansion Ihres Unternehmens. Sowohl das Steuerberaterteam als auch die Digitalisierung haben ihre Funktion und behalten sie, aber entwickeln sich weiter.
Was bedeutet Digitale Kanzlei für mich?
Stellen Sie sich die vorausgefüllte Steuererklärung vor: mit allen Daten der Rentenversicherung, Krankenversicherung, Lebensversicherung und zur gezahlten Lohnsteuer – alles Realität. Stellen Sie sich ein Billy-Regal vor, von beiden Seiten zugänglich. Das ist eine der digitalen Schnittstellen zwischen Ihnen und uns: Sie laden Belege hoch, die Sie mit Ihrem Smartphone fotografiert oder mit einem Tischscanner stapelweise eingelesen haben. Sie bekommen ein Ping „wird bearbeitet“, wenn wir diese Datei in unsere Buchhaltung runterladen und damit den digitalen Buchungsassistenten füttern. Die Auswertungen stellen dann wir ins Regal und Sie laden sie sich auf Ihren Computer oder leiten sie an Ihren Banker weiter. Genauso geht es mit dem digitalen Lohnbüro. Und sonst – wir können auch Virtual Data Rooms, Skype und Email fast zu jeder Tages- und Nachtzeit (wenn es mit der deadline eng wird) und uns digital verabreden – zum persönlichen Gespräch hier, bei Ihnen oder sonstwo.
Wie läuft das ab?
Sie bekommen von uns Zugangsdaten und, bei Bedarf, einen USB-Stick mit einem Zugangscode. Wir vergewissern uns, dass wir gescannte Daten in beide Richtungen über eine gesicherte Cloud austauschen können. Wir bitten Sie, uns die Vollmacht für den Lesezugriff auf Ihre Daten bei der Finanzverwaltung zu geben. Für die Buchhaltung möchten wir von Ihnen auch die Berechtigung für den Lesezugriff auf Ihre betrieblichen Bankkonten erhalten, ebenfalls ein standardisiertes gesichertes Verfahren. Dann geht es los, zumindest mit dem digitalen Datenverkehr. Beratung geht noch und nur persönlich, aber eben auch per Skype, Email, Telefonat und beim Kaffee.
Was kann Steu-Dat für Sie tun?
Bei uns haben wir ein Mandantenlabor eingerichtet, das so aussieht, wie es bei Ihnen aussehen könnte: Scanner, installierte Software auf dem Rechner, kleine Programmschnittstellen. Damit kennen wir schon einige Fallstricke, die beim ersten Einrichten und bei der Nutzung vorkommen. Also – wir können Sie ganz gut dabei unterstützen, die digitalen Schnittstellen einzurichten und dann auch täglich zu nutzen. Schließlich haben wir auch Telefon.
Ihre Ansprechpartner
Mira Berkemeyer
Verwaltung, Ansprechpartnerin für Digitalisierung
Thomas Strehler
Finanzbuchhalter, Ansprechpartner für Digitalisierung