Verfahrensdokumentation
Eine Verfahrensdokumentation ist Pflicht, seitdem der Gesetzgeber die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“ überarbeitet hat. Ein Betriebsprüfer soll damit die Abläufe der Geschäftsprozesse Ihres Unternehmens gut nachvollziehen können. Zusätzlich brauchen bargeldintensive Unternehmen eine Verfahrensdokumentation für die Kassenführung. Die Verfahrensdokumentation spiegelt die gesamten Geschäftsprozesse Ihres Unternehmens wider und liefert zudem die erforderlichen Nachweise im Rahmen einer Betriebsprüfung.
Bestandteile
Die Verfahrensdokumentation setzt sich aus mehreren Komponenten zusammen:
- Rahmendokumentation: liefert grundlegende Informationen zu Ihrem Unternehmen
- Allgemeine Prozessbeschreibung
- Technische Systemdokumentation
- Übersicht der Zuständigkeiten und Berechtigungen
- Internes Kontrollsystem
Für jedes relevate Datenverarbeitungssystem ist eine separate Dokumentation zu erstellen. Ein modularer Aufbau erleichtert es, auf Änderungen flexibel zu reagieren und diese zeitnah zu dokumentieren. Die dokumentierten Prozesse sollten mindestens einmal jährlich überprüft und gegebenenfalls angepasst werden.
Vorteile
- Rechtssicherheit: Eine vollständig dokumentierte und regelmäßig aktualisierte Verfahrensdokumentation schützt Ihr Unternehmen vor Beanstandungen durch die Finanzbehörden und verhindert Schätzungen.
- Effizienzsteigerung: Durch die präzise Dokumentation Ihrer Prozesse, einschließlich des ersetzenden Scannens, können Arbeitsabläufe erheblich optimiert und Zeit sowie Kosten eingespart werden.
- Transparenz und Nachvollziehbarkeit: Eine strukturierte Verfahrensdokumentation sorgt für Transparenz und erleichtert die Nachvollziehbarkeit aller relevanten Geschäftsprozesse – sowohl für interne Audits als auch für externe Prüfungen.
Was kann Steu-Dat für Sie tun?
- Individuelle Beratung und Analyse: Gemeinsam mit Ihnen erarbeiten wir eine maßgeschneiderte Verfahrensdokumentation, die Ihre bestehenden Prozesse und Systeme berücksichtigt. Dabei integrieren wir zum Beispiel auch das ersetzende Scannen, sodass Sie Ihre Belege effizient und rechtskonform archivieren können.
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Erstellung einer GoBD-konformen Verfahrensdokumentation: Wir stellen sicher, dass Ihre Verfahrensdokumentation den aktuellen GoBD-Vorgaben entspricht und Ihre digitalen Prozesse steuerlich anerkannt werden.
- Unterstützung bei der Beantragung der BAFA-Förderung: Die Erstellung oder Aktualisierung einer Verfahrensdokumentation kann durch die BAFA (Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle) gefördert werden. Insbesondere kleine und mittlere Unternehmen (KMU) haben die Möglichkeit, einen Zuschuss zu beantragen, der die Beratungskosten für die Erstellung einer GoBD-konformen Verfahrensdokumentation reduziert. Wir begleiten Sie bei der Antragstellung und kümmern uns um die notwendigen Formalitäten.
Weitere Leistungen
Ein Steuerberater ist ein echter Sparringspartner, verantwortlich und gut für ein offenes Wort.
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Ihre Ansprechpartner
Stefan Esders
Geschäftsführer, Steuerberater, Wirtschaftsjurist (LL.B.)
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Betriebswirtin (VWA), Bankkauffrau